ビジネス文書　

■◇■ビジネス文書と言われる形式

俗に、ビジネス文書と呼ばれる書類がある
A4版の用紙１枚に、必要な情報がすっきりと見やすくまとめるのがコツである
必要な情報（日付、宛先、発信人、タイトル、あいさつ、本文、補足情報）が、
わかりやすく、きまった形（定型）で、記述されている

社内に通達する文書（社内文書）、
取引先や顧客に通達する文書（社外文書）など、
ビジネスのシーンで、よく使われる

社会の基本的習慣として、形式が定着している
多くの人が見慣れた定型式で書かれていると、必要な情報が多くの人に伝わりやすい
ビジネスのシーンだけでなく、
学校現場でも、地域社会でも、プライベートな場面でも、
それに準じた書類が、よく使われている
小学校から高校まで、学校からもらったお便りの多くは、この形式で作成されていたはずだ

文字の量は少なく、タイトルは大きめでどのような書類かが一目でわかる
重要な項目は、『記書き』と呼ばれるところに、番号を振って記述する
内容が伝わる
紙、１枚に、バランスよく収めるのがセミプロの技である

基本レイアウトについて、押さえておきたい人は、ビジネス文書の基本　を、ゲットしておこう


■◇■ビジネス文書作成のための技術

●入力
　ビジネス文書を作成するときは
、 　まず（図�@）のように、内容を、左寄せで入力する
　ビジネス文書は、4つのブロックに分けられる。
　ブロックとブロックの間に、１行　空行を入れる（図�A）

●文字列の位置
　次に、形式に従って、文字列の位置を変更する（図�B）

日　付	…	右寄せ
宛　先	…	そのまま
発信人	…	右寄せ
タイトル	…	センタリング
敬　具	…	右寄せ
記	…	センタリング
以　上	…	右寄せ

位置の変更と同時に、それぞれのパーツを、少し編集する（図�C）
◎タイトルの処理
　タイトルは、目立たせる
　通常、フォントサイズをすこし大きくしてから、
　文字の横幅を伸ばす（文字の拡大/縮小の機能（拡張書式）を利用）
　サイズを大きくしすぎると、バランスが悪くなり、稚拙なイメージを与える
　サイズは、１４ポイント程度に抑え、横幅だけを拡大させると、スマートなタイトルになる

◎拝啓、敬具、以上　などの処理
　これら２文字の言葉は、間に全角の空白を一つ入れる（一マス開ける）

●インデント（図�D）
　記　から　以上　までの間を、『記書き』という
　文章ではなく、項目に分けて、ポイント（要点）を抑えておく
　記書きの書き出しの位置は、本文より数文字分、内側に入れる
　『インデント』の機能を使い、バランス良く移動させておこう

●均等割り付け（図�D）
　記書きの項目の小見出しは、幅を揃える
　そうすることにより、小見出し以降の内容の、
　書き出しの位置が揃い、見やすくなる
　幅を揃えるには、『均等割り付け』の機能を使う

●バランス調整
　ほぼ出来上がってきた。 　印刷する前には、必ず、印刷プレビュー　で、印刷の仕上がりを確認する
　文字全体が、紙面の上側にあって、下に空白部分ができている
　バランスが悪い
　ということは、もっとたくさんの行数を、入れることができる状態になっている

　これは、実際の書類の行数より多くの行数を入力できるよう、設定されているからである
　ページ設定　の機能を使って、
　１ページの入れる行数の設定を、実際の行数（１〜２行多くてもよい）に変更しておこう
　これで、でき上がりである。（右図）　　
　
　
■　やってみよう　■
　内容をまず、左寄せで書いてしまえば、形式を整えるのは、5分程度で終わる
　以下の練習用のファイルをダウンロードして、練習してみよう

　�@　懇親会開催のご案内
　�A　50周年記念式典のご案内

それぞれ、＠＠＠のところは、適切な数値等を入れて、
発信人の名前は、自分の番号と名前に差し替えて、
内容がつじつま合うように見直して、
それから、一気に（5分程度で）、形を整えてみよう！